В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Самарской области от 12.05.2005г. №109-ГД «Об архивном деле в Самарской области»; Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, в целях проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их к передаче на хранение, Уставом сельского поселения, в целях совершенствования и упорядочения архивного дела в Администрации  сельского поселения Новокуровка,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

Утвердить:

1. Положение об архиве Администрации  сельского поселения Новокуровка (приложение 1).
2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) Администрации  сельского поселения Новокуровка (приложение 2).
3. Контроль исполнения настоящего постановления оставляю за собой.

И.о. Главы сельского поселения

Новокуровка                                                                                           Е.В. Губанова

Приложение №1

к постановлению Администрации

сельского поселения Новокуровка

от 17.03.2016 г. № 6

Положение об архиве

Администрации  сельского поселения Новокуровка

муниципального района Хворостянский Самарской области

1.Общие положения

1.1.Документы Администрации сельского поселения Новокуровка муниципального района Хворостянский Самарской области, имеющие историческое, культурное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном отделе администрации муниципального района Хворостянский.

Документы постоянного срока хранения до момента передачи на постоянное хранение в архивный отдел администрации муниципального района Хворостянский, документы временного срока хранения до момента их уничтожения, а также документы по личному составу хранятся в Администрации сельского поселения Новокуровка в пределах, установленных законодательством сроков хранения.

1.2.Администрация сельского поселения Новокуровка обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование архивных документов, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами, установленными Росархивом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

За утрату и порчу архивных документов должностные лица, ответственные за ведение архива Администрации  сельского поселения Новокуровка несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Администрации сельского поселения.

1.3.В Администрации сельского поселения Новокуровка для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создан ведомственный архив.

1.4.Организация работы архива Администрации сельского поселения Новокуровка возлагается на специалиста Администрации сельского поселения, ответственного за ведение архива. При смене специалиста, ответственного за архив, прием-передача документов и научно-справочного аппарата к ним производится по акту, который утверждается главой сельского поселения. Для приема-передачи дел распоряжением Администрации сельского поселения назначается комиссия в составе не менее трех человек.

1.5.Положение об архиве Администрации сельского поселения Новокуровка утверждается главой сельского поселения Новокуровка после согласования с архивным отделом администрации муниципального района Хворостянский.

1.6.Контроль над деятельностью архива Администрации сельского поселения Новокуровка осуществляет глава сельского поселения.

1.7.Организационно-методическое руководство деятельностью архива Администрации сельского поселения Новокуровка осуществляет архивный отдел администрации муниципального района Хворостянский.

1.8.В своей работе ведомственный архив Администрации сельского поселения Новокуровка руководствуется Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Основными правилами работы архивов организаций» (М., 2002), нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива), нормативно-правовыми актами Администрации муниципального района Хворостянский и Администрации сельского поселения, Перечнем документов, определяющим сроки хранения документов, и настоящим Положением.

2. Состав документов архива

В состав документов архива входят:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельности Администрации сельского поселения Новокуровка и Собрания представителей сельского поселения; документы временного хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников.

2.3. Служебные и ведомственные издания.

2.4. Научно-справочный аппарат (описи дел, исторические справки) к документам архива.

3. Задачи архива

Основными задачами архива являются:

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.2. Учет, обеспечение сохранности, создание документов архива, использование документов хранящихся в архиве.

3.3. Подготовка и своевременная передача документов постоянного хранения в архивный отдел администрации муниципального района Хворостянский в соответствии с установленными сроками и требованиями.

3.4. Осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации сельского поселения Новокуровка.

4. Функции архива

В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

4.1. Организует работу по составлению номенклатуры дел Администрации сельского поселения Новокуровка и Собрания представителей сельского поселения.

4.2. Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел специалистами Администрации сельского поселения Новокуровка.

4.3. Не позднее, чем через два года после завершения делопроизводства, составляет и направляет в архивный отдел Администрации муниципального района Хворостянский опись похозяйственных книг, опись дел по личному составу, а также годовые разделы описей дел постоянного срока хранения для последующего предоставления на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Управления государственной архивной службы Самарской области.

4.4. Создает, пополняет и совершенствует справочный аппарат к хранящимся в архиве документам.

4.5. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов, находящихся на ведомственном хранении, и периодически организует проверку наличия и состояния дел.

4.6. Организует подготовку и своевременную передачу архивных документов постоянного срока хранения по описи  в архивный отдел Администрации муниципального района Хворостянский в соответствии с утвержденным графиком передачи дел.

4.7. В установленном порядке проводит работу по уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

4.8. Информирует главу и специалистов Администрации сельского поселения о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного или научного использования; исполняет запросы социально-правового характера физических и юридических лиц, в установленном порядке выдает архивные копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

4.9. Ежегодно представляет в архивный отдел Администрации муниципального района Хворостянский сведения о составе и объеме документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на ведомственном хранении (паспорт архива), в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

5. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Администрации  сельского поселения.

5.2. Требовать от специалистов Администрации сельского поселения своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.

5.3. Запрашивать от работников структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива.

6. Ответственность за работу архива

Специалист Администрации  сельского поселения, ответственный за ведение архива, совместно с Главой  сельского поселения Новокуровка несет ответственность за:

6.1 Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.

6.2 Утрату и несанкционированное уничтожение документов.

6.3 Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник архивного отдела администрации

муниципального района Хворостянский                                                               В.В. Шматова

«____»______________ 2016 г.

Приложение №1

к постановлению Администрации

сельского поселения Новокуровка

от 17.03.2016 г. № 6

ПОЛОЖЕНИЕ

о постоянно действующей экспертной комиссии

Администрации  сельского поселения Новокуровка

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) Администрации сельского поселения Новокуровка муниципального района Хворостянский Самарской области (далее – экспертная комиссия) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности органов местного самоуправления  сельского поселения Новокуровка.

2.Экспертная комиссия является совещательным органом при главе сельского поселения.

Решения экспертной комиссии вступают в силу после их утверждения главой сельского поселения. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Управления государственной архивной службы Самарской области, архивным отделом  Администрации муниципального района Хворостянский Самарской области.                                                                              Персональный состав ЭК назначается распоряжением Администрации сельского поселения из числа наиболее квалифицированных специалистов поселения. В состав ЭК в обязательном порядке включается специалист, ответственный за архив.

Председатель ЭК осуществляет общее руководство деятельностью ЭК, председательствует на заседаниях, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭК задач.

Секретарь ЭК обеспечивает подготовку заседаний ЭК, своевременное представление документов на рассмотрение, их регистрацию и учет, обеспечивает членов ЭК документами, подготовленными для рассмотрения на заседаниях, составляет и оформляет протоколы заседаний ЭК, осуществляет контроль исполнения принятых ЭК решений, выполняет иные поручения председателя.

4.ЭК – постоянно действующая комиссия. При выбытии одного из членов ее состав обновляется соответствующим распоряжением.

5.Положение об экспертной комиссии Администрации  сельского поселения утверждается главой сельского поселения Новокуровка после согласования с архивным отделом Администрации муниципального района Хворостянский.

6.В своей работе ЭК руководствуется законодательством Российской Федерации, Самарской области, нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива), Управления государственной архивной службы Самарской области, методическими рекомендациями архивным отделом администрации муниципального района Хворостянский и настоящим Положением.

2.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Основными задачами ЭК являются:

1.Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.

2.Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

3.Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации муниципального района Хворостянский.

3.ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет функции:   

1.Ежегодно организует и производит экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности Администрации сельского поселения Новокуровка и Собрания представителей  сельского поселения.

2.Ежегодно проводит отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

3.Оказывает содействие архивному отделу администрации муниципального района Хворостянский по выявлению владельцев личных архивов в сельском поселении и возможной передаче их документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

4.Рассматривает, принимает решение об одобрении и представляет:

1.На утверждение ЭПК управления государственной архивной службы Самарской области  описи дел постоянного хранения, похозяйственных книг.

2.На согласование в архивный отдел:

- номенклатуру дел Администрации сельского поселения;

- положение об экспертной комиссии;

- положение об архиве.

 3. На согласование ЭПК управления:

- описи дел по личному составу (опись №-л);

- описи дел нотариальных действий;

- акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акты о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения.

3.4.3. На рассмотрение ЭПК управления государственной архивной службы:

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.4.4. На утверждение главы Администрации сельского поселения:

- номенклатуру дел Администрации сельского поселения Новокуровка;

- положение об экспертной комиссии;

- положение об архиве;

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел по личному составу;

- описи дел нотариальных действий;

- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акты о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения.

4.ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия имеет право:

1.В пределах своей компетенции давать рекомендации специалистам Администрации сельского поселения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.

2.Запрашивать от специалистов Администрации сельского поселения письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу.

3.Заслушивать на своих заседаниях специалистов Администрации сельского поселения о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда, о причинах утраты документов.

4.Приглашать на заседания экспертной комиссии в качестве консультантов и экспертов работников архивного отдела администрации муниципального района Хворостянский, сторонних организаций.

5.Экспертная комиссия в лице председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки небрежно и некачественно подготовленные документы.

6.Информировать главу Администрации сельского поселения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

1.Экспертная комиссия Администрации  сельского поселения взаимодействует с архивным отделом муниципального района Хворостянский, ЭПК управления государственной архивной службы Самарской области, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

2.Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Протокол подписывается председателем и секретарем экспертной комиссии.

3.Заседание экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные эксперты и консультанты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель экспертной комиссии.

4.Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль над исполнением принятых экспертной комиссией решений, возлагается на секретаря комиссии.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник архивного отдела

администрации муниципального района

Хворостянский                                                                               В.В. Шматова

«____»_____________ 2016г.